Release Notes OpenConference Q2 – 2024

Release Datum: 16.07.2024

Dies ist das zweite Release im OpenConference Projekt. Es enthält einige vollständig neu entwickelte Funktionen, sowie eine Reihe von Funktionsverbesserungen. In diesen Release Notes geben wir einen Überblick über die Änderungen.

Die Benutzeroberfläche im Buchungsportal wurde optimiert und durch die Funktion „Räume“ ergänzt. Zusätzlich zu den geplanten Meetings und den Sofortmeetings ist es nun möglich, Räume anzulegen die dauerhaft mit demselben Link erreichbar und von mehreren Organisatoren administrierbar sind (Teilnehmer hinzufügen / entfernen, Änderungen an den Raumeinstellungen).

Sollte ein Raum keinen aktiven Organisator mehr haben (weil der letzte verbliebene Organisator z.B. das Unternehmen verlassen hat), wird dieser Raum automatisch einem vom Kunden vorgegebenen Funktionspostfach zugeordnet, sodass die auf das Funktionspostfach berechtigten Personen den Raum weiter administrieren oder löschen können.

Das Buchungsportal ist nun besser auf mobilen Endgeräten nutzbar. Es wurden viele Verbesserungen im Bereich der Barrierefreiheit durchgeführt, u.a. besseres Zoomen, bessere Screen-Reader Unterstützung sowie Alternativtexte für Grafiken und Schaltflächen.

Alle Termine eines Serientermins haben nun den gleichen Meeting-Link, so dass von jedem Termin der Serie über den Link der Beitritt zum Meeting möglich ist und dieser leichter über ein externes Terminverwaltungssystem geteilt werden kann.

Für Benachrichtigungen innerhalb des Buchungsportals gibt es jetzt ein neues Benachrichtigungspanel, welches über die Glocke oben rechts im Buchungsportal erreichbar ist.

Aktuell erfolgen Benachrichtigungen, wenn:

• man zu einem Raum eingeladen wurde
• man aus einem Raum entfernt wurde
• das Passwort eines Raums in 14 Tagen ablaufen wird
• das Passwort eines Raums 90 Tage nach der letzten Änderung abgelaufen ist
• ein nicht genutzter Raum in 14 Tagen bei weiterer Inaktivität gelöscht werden wird
• ein mehr als 90 Tage nicht benutzter Raum gelöscht wurde (diese Dauer kann vom Betreiber eingestellt werden).

Bisher wurden im System Nutzer mit einer Mailadresse: „vorname.nachname@app.bund.openconference.dev“ angelegt. Neue User werden zukünftig mit den realen Mailadressen der eigenen Organisation angelegt. Bestehende User mit den originären Mailadressen „@app.bund.openconference.dev“ werden mit dem Rollout des Releases am 16.07.2024 umgestellt. Nach der Umstellung behalten Sie ihre Einladungen zu geplanten Meetings bei. An Ihren Login-Daten ändert sich nichts.

Wenn Sie zukünftig nach dem 16.07.24 andere User zu einem Meeting oder Raum einladen möchten, müssen Sie ab diesem Zeitpunkt die Mailadresse der jeweiligen Organisation verwenden.

• Optimierter Ablauf nach Erstellen eines Meetings, um einfacher die Meeting Informationen kopieren zu können. Es werden direkt nach dem Erstellen oder Ändern des Meetings die Meeting Details angezeigt und nicht mehr die Meeting Übersicht.
• Optimierte Navigation (z.B. führt ein Klick auf das OpenConference Logo immer zur Terminübersicht)
• Der Anzeigename kann bei Einwahl in die Videokonferenz einfacher gesetzt werden und heißt nicht mehr per Default „null“.
• Der Meeting-Link in der ICS Kalenderdatei ist nun direkt als Hyperlink formatiert. Passwörter sind fett markiert, um diese einfacher finden zu können.
• Verbesserte Verwaltung und Bearbeitung für Serientermine.
• Anzeige der aktuellen Softwareversion im Info Menü.
• Deutsches Datumsformat im Datum Dialog.
• Wenn ein User länger im Buchungsportal angemeldet ist und ein neues Meeting plant wurde die Uhrzeit bisher veraltet angezeigt – nun wird immer der nächstmögliche Termin als Uhrzeit vorgeschlagen.
• Verbessertes Design mit besserer Raumnutzung im Navigationsbereich.
• Releasenotes werden ab dem GoLive des Releases zentral auf der Landingpage bereitgestellt – Link: https://landing.openconference.dev
• Die Anwenderdokumentation für das Buchungsportal wird ab dem GoLive des Releases über die Landingpage im Bereich „Moderierende“ bereitgestellt

• Die Filterfunktion in der Übersicht der Räume funktioniert nicht (wird derzeit behoben)
• Bei der Detailansicht der Räume fehlt das Icon (Stift) für die Bearbeitung des Raums (wird derzeit behoben)
• Die Rollenbezeichnungen bei Räumen sind derzeit mit Organisator und Mitglied benannt – dies soll in Kürze aus Gründen der Verständlichkeit und Konsistenz auf Organisator und Moderator geändert werden (wird derzeit behoben)
• Die Meeting Informationen, welche in die Zwischenablage kopiert werden können, beinhalten teilweise Zeichensetzungsfehler (unterscheidet sich je nach den eingesetzten Terminverwaltungssystemen) (wird derzeit behoben)
• Der Zurück-Button in der Detailansicht der Räume führt auf die Meeting Übersicht, nicht aber auf die Übersicht der Räume (wird derzeit behoben)
• Die einzelnen Termine einer Serie können eine negative Laufzeit haben (wird derzeit behoben)
• Responsive Design - Header der Meeting- und Raumübersicht ist derzeit noch zu groß in der Darstellung auf mobilen Endgeräten (wird derzeit behoben)